Prospecção e cadência · Guia · 6 min de leitura
Entregabilidade de cold email: domínio, aquecimento e DNS sem mistério
Domínio secundário, SPF, DKIM e DMARC, aquecimento, volume por caixa e higiene de lista, com um planejador de caixas e um montador de registros.
Os sinais costumam chegar juntos: a taxa de resposta despenca sem que o texto tenha mudado, alguém descobre que a mensagem caiu no spam de um cliente e o e-mail do financeiro começa a voltar. Quase nunca o problema é a mensagem. É entregabilidade: a chance de o e-mail chegar à caixa de entrada.
Este guia segue a ordem em que as coisas precisam acontecer: domínio, autenticação, aquecimento, volume e lista. No caminho, um montador escreve os registros de DNS e um planejador calcula quantas caixas a sua cadência pede.
1. Um domínio só para prospectar
A reputação de envio é do domínio. Se o cold email queimar o domínio principal da sua empresa, quem paga é a nota fiscal, a proposta e o suporte, que também começam a cair no spam. Por isso, prospecte com um domínio secundário:
- Parecido com o principal: para exemplo.com.br, algo como exemplovendas.com.br, registrado no Registro.br com o CNPJ da empresa;
- Transparente: mesmo nome de empresa, mesma assinatura e o endereço do site levando ao site principal. Secundário não é disfarce;
- Com caixas de gente: pedro@ e ana@, não contato@ ou vendas@.
2. SPF, DKIM e DMARC: a identidade do domínio
São três registros no DNS que provam aos provedores que o e-mail saiu de quem diz ter saído:
- SPF lista quem pode enviar em nome do domínio. Só pode existir um por domínio;
- DKIM assina cada mensagem. A chave é gerada no painel do provedor de e-mail;
- DMARC diz o que fazer quando SPF e DKIM falham e para onde mandar relatórios. Comece só monitorando.
Desde fevereiro de 2024, as diretrizes do Google para remetentes exigem SPF ou DKIM de todo mundo que envia para contas do Gmail, e SPF, DKIM e DMARC de quem envia mais de 5.000 mensagens por dia. Elas valem para contas pessoais, mas viraram a régua mínima: os filtros de e-mail corporativo também checam autenticação.
3. Aquecimento: reputação se constrói devagar
Caixa nova não tem histórico, e volume alto sem histórico é exatamente o padrão de quem dispara spam. Aqueça cada caixa por algumas semanas:
- comece com poucos envios por dia e aumente a cada semana;
- nos primeiros dias, escreva para quem vai responder: colegas, parceiros, clientes com quem você já conversa;
- mantenha o ritmo: dias de pico seguidos de silêncio parecem automação.
4. Volume: o teto por caixa
Nosso ponto de partida, que é opinião e não regra de provedor: até 30 e-mails frios por caixa por dia depois do aquecimento, contando os follow-ups e espalhados ao longo do expediente. Precisa de mais? Some caixas e domínios em vez de forçar a mesma caixa. O planejador faz a conta:
5. Higiene de lista: o bounce derruba tudo
E-mail que volta é um dos sinais mais fortes de remetente descuidado, e um punhado de bounces numa caixa nova desfaz semanas de aquecimento. Antes de cada cadência:
- valide os endereços e tire na hora os que voltaram, sem nova tentativa;
- revalide listas com mais de três meses (regra prática nossa): gente troca de emprego, empresa troca de domínio;
- fuja de mailing comprado, que chega velho e sem origem conhecida;
- mantenha uma lista única de quem pediu para sair, valendo para todas as caixas e domínios.
Para ver quanto a base errada custa no mês, use a calculadora do dado ruim.
6. Mensagem que não parece disparo
- texto simples, sem imagem e sem anexo; no primeiro e-mail, nenhum link;
- personalização de verdade, não só o nome: um texto idêntico para mil pessoas é o retrato do spam;
- assinatura com nome, cargo, empresa e telefone, e uma saída simples: “se não fizer sentido, me avise e eu não envio mais”;
- considere desligar o rastreamento de abertura: além de pouco confiável hoje, é mais um elemento de e-mail em massa.
7. Monitore toda semana
Cadastre o domínio no Google Postmaster Tools para acompanhar reputação e taxa de spam quando houver volume para contas do Gmail: o Google exige essa taxa abaixo de 0,3% e recomenda mantê-la abaixo de 0,1%. Por caixa, olhe respostas, bounces e marcações de spam. Uma vez por semana, envie para contas de teste e veja em que pasta a mensagem cai. Se uma caixa piorar, pause, reduza o volume e revise a lista antes de voltar.
Próximo passo
Com a entrega resolvida, o texto volta a fazer diferença: o guia de cold email B2B mostra a estrutura, e o gerador de cold email monta três versões para testar. Se a dúvida ainda é a lista, veja quanto custa prospectar com dados desatualizados.