Um dia de prospecção, da lista à reunião, hora a hora

O Bruno é SDR da Rota Exemplo, um software fictício de gestão de frotas que vende para transportadoras. O comercial tem quatro pessoas: dois SDRs, que prospectam e marcam reuniões, e dois executivos de contas, que conduzem a venda. A meta do Bruno é fácil de dizer e difícil de cumprir: três reuniões realizadas por semana com quem decide sobre a frota.

A seguir, uma terça-feira inteira dele. Repare menos no volume e mais nas escolhas: o que vem primeiro e o que fica anotado.

8h00: respostas antes de tudo

O dia começa no CRM, não na caixa de entrada. Há 23 tarefas vencendo hoje e duas respostas que chegaram à noite. O Bruno responde as duas antes de qualquer outra coisa: quem respondeu ontem está mais perto de uma reunião do que qualquer empresa nova da lista. Uma pede "mais detalhes"; ele devolve uma pergunta e dois horários.

8h30: a lista do dia já estava pronta

Nenhum minuto da terça vai para montar lista. Na segunda, o time separou as 100 empresas da semana com três critérios: transporte rodoviário de carga intermunicipal, interestadual e internacional (CNAE 4930-2/02), de 20 a 200 funcionários, em SP, PR e SC. Dessas, 78 tinham um decisor identificado com e-mail ou telefone confirmado; as outras 22 foram para pesquisa manual, em vez de entrar na cadência com dado duvidoso. Hoje, 20 delas começam a cadência.

9h00: três minutos por conta, só nas cinco primeiras

Pesquisar as 20 a fundo consumiria a manhã. O Bruno escolhe as cinco com mais cara de cliente e gasta três minutos em cada uma: site, perfil do diretor de operações no LinkedIn e vagas abertas. Uma delas anunciou vaga para dez motoristas. É a frase que vai abrir a ligação.

9h20 às 10h50: o primeiro bloco de ligações

Notificações desligadas, 35 ligações seguidas. Nove pessoas atendem, e quatro conversas passam de um minuto. Numa delas vem o clássico "manda por e-mail". O Bruno devolve com uma pergunta: "Mando, sim. Para não mandar nada fora de contexto: hoje a manutenção da frota de vocês é controlada em sistema ou em planilha?". A resposta ("planilha, e ninguém confia nela") vira a primeira linha do e-mail.

11h00: e-mails por tipo de operação, não por empresa

As 20 empresas novas recebem o primeiro e-mail. O texto-base muda conforme a operação (carga fracionada, lotação, distribuição urbana), e só a primeira linha é escrita empresa por empresa. Depois, convites no LinkedIn para os decisores, com nota curta e sem pitch.

13h00: o "agora não" também é dado

Depois do almoço, uma gerente de frota responde: "Agora não, talvez no próximo trimestre". O Bruno não insiste nem descarta. Registra o motivo, cria uma tarefa para dali a 90 dias e agradece. Daqui a três meses, é esse registro que traz a conversa de volta.

14h00: segundo bloco, outro horário

Quem não atendeu de manhã recebe a segunda tentativa à tarde: 30 ligações, sete atendidas. Às 15h12, a ligação vem do outro lado. É o Carlos, diretor de operações de uma transportadora fictícia de 140 funcionários em Curitiba, que leu o e-mail das 11h.

O Bruno faz quatro perguntas: quantos veículos, como a manutenção é controlada, quem mais participa da decisão e o que mudaria se o problema fosse resolvido ainda este ano. Depois, propõe dois horários. Fica para quinta, às 10h, com a Ana, executiva de contas.

15h40: a passagem de bastão

A reunião só está marcada de verdade quando a Ana consegue conduzi-la sem perguntar nada de novo. O Bruno registra no CRM o contexto, a dor nas palavras do Carlos, quem mais decide e o próximo passo. Manda o convite com a pauta e, com a permissão do Carlos, uma mensagem no WhatsApp confirmando o horário.

17h00: os números do dia

Uma reunião num dia parece pouco, mas a conta é outra: as 20 empresas de hoje ainda recebem mais oito toques nas próximas duas semanas. É a soma dos dias que entrega as três reuniões da semana.

O que fica desse dia

• Respostas primeiro, lista nova depois. Quem já falou com você vale mais do que quem ainda não sabe que você existe.
• Ligações em blocos protegidos. Interrupção quebra o ritmo, e é o ritmo que faz 35 ligações caberem em 90 minutos.
• Tudo que importa vai para o CRM. O "agora não" de hoje é a reunião de daqui a três meses, se alguém anotar.

Próximo passo

Para montar a rotina do seu time com a mesma lógica, baixe o Kit do SDR, com cadência, metas semanais e roteiro de ligação gerados com os seus números. O artigo rotina de SDR detalha os blocos de tempo, e o webinar sobre o CRM que o time atualiza cuida da passagem de bastão para o executivo.