Gestão comercial · Artigo · 4 min de leitura
Forecast de vendas sem planilha mágica: previsão com o seu histórico
Probabilidade por etapa medida no seu CRM, desconto para negócio parado e conferência mensal do erro: um forecast que se explica, com simulador.
“Esse fecha, pode pôr no forecast.” Quando a previsão do mês é a soma do otimismo de cada vendedor, ela erra quase sempre para o mesmo lado, e ninguém aprende com o erro. O contrário também acontece: uma planilha cheia de fórmulas, com percentuais que alguém digitou há dois anos e ninguém conferiu desde então. Parece ciência; é palpite com casas decimais.
Forecast bom é o que você consegue explicar na reunião: de onde vem cada percentual, o que entrou na conta e o que ficou de fora. Três ajustes resolvem quase tudo.
1. Probabilidade por etapa, medida no seu CRM
Pegue as oportunidades encerradas nos últimos seis meses, ganhas e perdidas. Para cada etapa do funil, conte quantas passaram por ela e quantas dessas foram ganhas. Se 60 oportunidades chegaram a “proposta enviada” e 18 viraram venda, a taxa histórica da etapa é 30%. É essa a probabilidade que entra no forecast, e não um percentual escolhido no dia em que o funil foi configurado.
A conta só vale com duas condições: a data de cada mudança de etapa registrada e nenhuma oportunidade aberta para sempre. Combine um prazo máximo por etapa; passou dele sem próximo passo, a oportunidade é encerrada como perdida, com motivo.
2. Negócio parado vale menos
Uma proposta enviada há 15 dias e outra enviada há 90 estão na mesma etapa, mas não têm a mesma chance. Marque o que está parado há mais tempo que o seu ciclo médio e conte esses negócios com desconto. Sem histórico, uma regra prática para começar é contar pela metade da taxa da etapa; com alguns meses de dados, meça a diferença de verdade.
No forecast do mês, entra só o que tem fechamento previsto para o mês. E desconfie de data adiada: data de fechamento que já mudou duas vezes costuma ser o primeiro sinal de negócio parado.
Simule o forecast do mês
Os valores são um exemplo fictício. Use só o que tem fechamento previsto para este mês.
Com as taxas históricas, o mês fecha perto de R$ 106 mil, R$ 24 mil abaixo da meta. Os percentuais de chute diriam R$ 172 mil. Com a taxa média desta carteira, de 23%, você precisa ter em aberto 4,3 vezes a meta; hoje tem 3,5 vezes.
A diferença dificilmente se resolve neste mês com prospecção nova, mas o pipeline dos próximos meses começa agora, com lista.
Planejar o pipeline com um especialistaSimulação para orientar a conversa, não promessa de receita. Os valores digitados ficam no seu navegador; para a Speedio vai só um registro de uso, com o resultado em relação à meta, a cobertura e a faixa de parados escolhida.
3. Meça o acerto todo mês
No primeiro dia útil do mês, compare o previsto com o realizado: erro = (realizado − previsto) ÷ previsto. Previu R$ 110.000 e fechou R$ 99.000? Erro de −10%. Um mês ruim diz pouco; o padrão diz muito. Se o erro vai sempre para o mesmo lado, alguma taxa está desatualizada ou alguma etapa está mal definida. Faça a mesma conta por vendedor, comparando o que cada um disse que fechava com o que fechou: quem erra sempre para cima precisa de ajuda na qualificação, não de bronca.
Quando o forecast não fecha a meta
Se o ciclo de venda passa de um mês, prospecção nova raramente salva o mês corrente: ela salva os próximos. A pergunta útil é quanto valor em aberto o time precisa ter para não depender de sorte. A conta é simples: divida 1 pela taxa média ponderada da carteira. Com taxa média de 25%, o time precisa de quatro vezes a meta em oportunidades abertas. O que falta disso é o que a prospecção precisa gerar agora.
Próximo passo
Forecast vira hábito no ritual semanal de pipeline, que tem um bloco só para o que mudou na semana. Do lado das reuniões, o exemplo de previsibilidade de pipeline mostra como prever quantas chegam no mês, e o dashboard de prospecção junta os números numa tela.